Print this page or save it as a PDF to give to your employees. English and Spanish versions are both included below.
Template version: October 14, 2026. This is a sample notice for Customer to review, adapt, and have reviewed by its own counsel before giving it to Employees. It is not legal advice, and using it does not by itself guarantee compliance with every law that may apply to Customer's workforce.
[Company Name] uses OrbitWorks, a workforce time-tracking service, to record when you clock in and out of work. Depending on your plan, this may include face verification and location features described below.
What is collected: a reference photo of your face (your profile photo), and a new photo of your face captured automatically each time you clock in or clock out.
Why: the photo taken at clock-in/clock-out is compared against your reference photo to confirm it is really you clocking in, so that time and attendance records are accurate.
How: the comparison is performed by a third-party facial-recognition service (currently Amazon Web Services Rekognition). A mismatch or unclear photo never blocks you from clocking in or out; it only creates an alert for your employer to review.
Retention: your reference photo is kept while it is your active profile photo. If it is ever replaced, the old photo is kept for up to 30 days and then deleted. Clock-in/ clock-out photos are kept as part of your attendance history. You may ask [Company Name] to delete your photos at any time, subject to legal recordkeeping requirements.
No other use: your facial data is never sold, leased, traded, used for advertising, or used to train artificial intelligence or machine-learning models.
What is collected: if your employer's plan includes this feature, your device's approximate location (latitude/longitude) at the moment you clock in or clock out, if you have granted "while using the app" location permission.
What is NOT collected: your employer cannot see your location continuously or in the background, and cannot see your location while you are clocked out or between clock events. Only a single location snapshot is captured at each clock-in and clock-out.
Why: to show which job site a clock-in/clock-out happened at and, if your employer has turned on a geofence for a site, to flag whether you were inside or outside that site's radius. Being outside a geofence never blocks your clock-in or clock-out; it only creates an alert for your employer to review.
By signing below, you acknowledge that you have received and read this notice, and you consent to [Company Name]'s collection and use of your facial and location information as described above, for the purpose of timekeeping and attendance verification.
Employee signature
Date
Employee name (printed)
[Company Name] should keep a copy of this signed notice and make the retention schedule above available to the Employee on request.
[Nombre de la Empresa] utiliza OrbitWorks, un servicio de control de tiempo laboral, para registrar cuando usted entra y sale del trabajo. Segun su plan, esto puede incluir verificacion facial y funciones de ubicacion descritas a continuacion.
Que se recopila: una foto de referencia de su rostro (su foto de perfil), y una nueva foto de su rostro capturada automaticamente cada vez que usted entra o sale del trabajo.
Por que: la foto tomada al entrar o salir se compara con su foto de referencia para confirmar que es realmente usted quien esta registrando su entrada o salida, de modo que los registros de tiempo y asistencia sean exactos.
Como: la comparacion la realiza un servicio de reconocimiento facial de un tercero (actualmente Amazon Web Services Rekognition). Una discrepancia o una foto poco clara nunca le impide registrar su entrada o salida; solo genera una alerta para que su empleador la revise.
Retencion: su foto de referencia se conserva mientras sea su foto de perfil activa. Si alguna vez se reemplaza, la foto anterior se conserva hasta 30 dias y luego se elimina. Las fotos de entrada/salida se conservan como parte de su historial de asistencia. Usted puede solicitar a [Nombre de la Empresa] que elimine sus fotos en cualquier momento, sujeto a los requisitos legales de conservacion de registros.
Ningun otro uso: sus datos faciales nunca se venden, se alquilan, se intercambian, se usan para publicidad, ni se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automatico.
Que se recopila: si el plan de su empleador incluye esta funcion, la ubicacion aproximada de su dispositivo (latitud/longitud) en el momento en que usted entra o sale del trabajo, si usted ha otorgado el permiso de ubicacion "mientras se usa la aplicacion."
Que NO se recopila: su empleador no puede ver su ubicacion de forma continua ni en segundo plano, y no puede ver su ubicacion mientras usted esta fuera de turno o entre registros de entrada/salida. Solo se captura una sola instantanea de ubicacion en cada entrada y salida.
Por que: para mostrar en que sitio de trabajo ocurrio una entrada/salida y, si su empleador ha activado un geocerco para un sitio, para indicar si usted estaba dentro o fuera del radio de ese sitio. Estar fuera de un geocerco nunca le impide registrar su entrada o salida; solo genera una alerta para que su empleador la revise.
Al firmar a continuacion, usted reconoce que ha recibido y leido este aviso, y consiente la recopilacion y el uso de su informacion facial y de ubicacion por parte de [Nombre de la Empresa] como se describe anteriormente, con el proposito de verificacion de tiempo y asistencia.
Firma del empleado
Fecha
Nombre del empleado (en letra de imprenta)
[Nombre de la Empresa] debe conservar una copia de este aviso firmado y poner a disposicion del empleado el calendario de conservacion mencionado anteriormente cuando lo solicite.